E-Rechnungspflicht für Handwerker
E-Rechnungspflicht für Handwerker – was ab 2025 gilt und was ihr jetzt tun müsst
Wichtig vorab:Dieser Artikel gibt einen verständlichen Überblick, ersetzt aber keine Steuerberatung. Bei konkreten Fragen empfehlen wir euren Steuerberater zu kontaktieren.
Eine neue Pflicht, die viele Handwerker und kleine Unternehmen noch nicht kennen: Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle inländischen B2B-Rechnungen in Deutschland als elektronische Rechnung ausgestellt werden können – unabhängig von der Unternehmensgröße.
Das klingt technisch und kompliziert. Ist es aber nicht unbedingt – wenn man weiß, was genau gemeint ist und was zu tun ist. In diesem Artikel erklären wir klar und verständlich, was die E-Rechnungspflicht bedeutet, wen sie betrifft und wie ihr euch rechtzeitig richtig aufstellt.
Was ist eine E-Rechnung – und was ist sie nicht?
Das ist der häufigste Irrtum: Eine E-Rechnung ist nicht einfach eine Rechnung als PDF-Datei. Eine PDF-Rechnung ist nach der neuen Definition eine ‘sonstige Rechnung’ – keine E-Rechnung im rechtlichen Sinne.
Eine echte E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das maschinell lesbar und verarbeitbar ist. Die in Deutschland relevanten Formate sind:
XRechnung – ein rein maschinenlesbares XML-Format, Standard für öffentliche Auftraggeber
ZUGFeRD – ein hybrides Format: PDF mit eingebetteten XML-Daten, für Menschen lesbar und maschinenverarbeitbar
Für die meisten kleinen Handwerksbetriebe ist ZUGFeRD die praktischere Wahl – weil die Rechnung wie gewohnt als PDF aussieht, aber die nötigen strukturierten Daten enthält.
Wen betrifft die E-Rechnungspflicht?
Die Pflicht gilt für alle umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen in Deutschland, die Leistungen an andere Unternehmen (B2B) erbringen – und zwar für alle Unternehmen, egal wie groß.
Konkret für Handwerker bedeutet das:
Rechnungen an Privatkunden (B2C) sind von der E-Rechnungspflicht ausgenommen – hier kann weiterhin die klassische PDF-Rechnung oder Papierrechnung ausgestellt werden
Rechnungen an Unternehmen, Vereine oder andere Organisationen (B2B) müssen als E-Rechnung ausstellbar sein
Wer Aufträge von der öffentlichen Hand erhält – Gemeinden, Schulen, Behörden – war oft schon vorher zur E-Rechnung verpflichtet
Die Übergangsfristen – was gilt wann?
Der Gesetzgeber hat Übergangsfristen eingeräumt:
Ab 1. Januar 2025: Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können
Bis 31. Dezember 2026: Unternehmen mit Vorjahresumsatz bis 800.000 EUR dürfen noch klassische Rechnungen ausstellen
Bis 31. Dezember 2027: Unternehmen mit Vorjahresumsatz über 800.000 EUR müssen E-Rechnungen ausstellen
Ab 1. Januar 2028: Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen ausstellen
Was das bedeutet: Wer unter 800.000 EUR Umsatz hat, muss noch nicht sofort E-Rechnungen ausstellen. Aber ihr müsst ab sofort in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten.
Was müsst ihr konkret tun?
Sofort: E-Rechnungen empfangen können
Stellt sicher, dass ihr ZUGFeRD- oder XRechnung-Dateien öffnen und verarbeiten könnt. Viele gängige Buchhaltungsprogramme wie DATEV, Lexoffice, sevDesk oder Billomat unterstützen das bereits – oder haben Updates angekündigt.
Mittelfristig: E-Rechnungen ausstellen können
Prüft, ob euer Rechnungsprogramm E-Rechnungen im ZUGFeRD- oder XRechnung-Format erzeugen kann. Falls nicht, gibt es einfache kostenlose Tools wie den ‘Mustang’-Converter oder kostenpflichtige Lösungen.
Empfehlung für Handwerker ohne Buchhaltungssoftware
Wer bisher mit Excel oder Word-Vorlagen Rechnungen schreibt, sollte jetzt auf eine moderne Rechnungssoftware umsteigen. Lexoffice, sevDesk oder FastBill bieten einsteigerfreundliche Lösungen mit E-Rechnungs-Unterstützung – oft ab 10 bis 20 EUR pro Monat.
Was passiert bei Nichterfüllung?
Wer keine E-Rechnungen empfangen kann oder – nach Ablauf der Übergangsfrist – keine ausstellen kann, riskiert rechtliche und steuerliche Nachteile. Rechnungen, die nicht dem vorgeschriebenen Format entsprechen, können vom Empfänger abgelehnt werden.
Außerdem: Wer Eingangsrechnungen nicht korrekt verarbeitet, riskiert Probleme bei der Vorsteuerabzugsberechtigung.
Fazit: Früh handeln ist besser als warten
Die E-Rechnungspflicht kommt – stufenweise, aber sicher. Wer jetzt seine Prozesse umstellt und eine moderne Rechnungssoftware einführt, ist gut vorbereitet und spart sich später den Stress.
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